Instrukcja obsługi jest kwestią dość kłopotliwą dla niejednego importera. Problemem jest chociażby brak powszechnej wiedzy o produktach, które takiej instrukcji wymagają. Brak instrukcji obsługi może spowodować zatrzymanie towaru już przy odprawie celnej oraz narazić nas na wiele znaczących kosztów. W jakich sytuacjach instrukcja obsługi powinna obowiązkowo być dołączona przez importera? W jakim języku powinna być wykonana i jakie są ku temu podstawy prawne? Sprawdź najważniejsze kwestie związane z instrukcją obsługi.
Instrukcja obsługi – jakich produktów dotyczy?
Dla większości produktów istnieją w polskim lub europejskim prawie przepisy określające wobec nich wymogi bezpieczeństwa (z którymi powiązana jest bezpośrednio instrukcja obsługi). Do tego typu produktów możemy zaliczyć chociażby zabawki, urządzenia elektroniczne lub maszyny. W przypadku gdy brak jest takowych regulacji dla naszego towaru, podstawę prawną stanowi wtedy Ustawa o ogólnym bezpieczeństwie produktów, która nakłada na producenta obowiązek wprowadzania na rynek wyłącznie produktów bezpiecznych.
W dużym uproszczeniu instrukcja obsługi nie jest wymagana przy wszystkich rodzajach produktów. W przypadku, gdy zastosowanie produktów jest oczywiste, importer nie ma obowiązku jej dołączania.
Ustawa o ogólnym bezpieczeństwie produktów zawiera również zapis zobowiązujący producenta wprowadzającego produkt na rynek Polski dostarczać konsumentom informacje w języku polskim, które mają umożliwić im ocenę zagrożeń oraz odpowiednie przeciwdziałanie. Według zawartej tam definicji przez słowo producent należy również rozumieć importera, gdyż przejmuje on obowiązki właściwego producenta, działającego poza obszarem UE lub EFTA.
W jakim języku powinna być instrukcja obsługi dołączana przez importera?
Jeśli krajem wprowadzenia do obrotu konsumenckiego jest Polska, to instrukcja musi być wykonana właśnie w języku polskim. Prócz wspomnianej wcześniej ustawy, kwestię tą reguluje przede wszystkim Ustawa o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie Kodeksu cywilnego, a także Ustawa o języku polskim.
Pierwsza z nich kładzie na importera obowiązek wydania kupującemu wraz z towarem konsumpcyjnym wszystkich jego elementów wyposażenia oraz sporządzone w języku polskim instrukcje obsługi, konserwacji i inne dokumenty wymagane przez odrębne przepisy.
Dodatkowo w przypadkach, gdy rodzaj informacji na to pozwala, instrukcja obsługi może mieć postać powszechnie zrozumiałej formie graficznej. Jeśli jednak znajdują się tam jakieś podpisy, muszą być one obowiązkowo w języku polskim. Należy również pamiętać, że wymóg stosowania języka polskiego nie obowiązuje w przypadku:
- nazw własnych,
- znaków towarowych,
- nazw handlowych,
- oznaczeń pochodzenia towarów,
- zwyczajowo stosowanej terminologii naukowej i technicznej.
Warto wspomnieć, że instrukcję obsługi można udostępniać w wersji elektronicznej, jak to jest dopuszczalne w przypadku maszyn. Dla przykładu na etykiecie produktu można umieścić skróconą wersję instrukcji obsługi i dołączyć odnośnik do rozszerzonej wersji instrukcji.
Ponadto ustawa ta nakłada obowiązek dołączania instrukcji w j. polskim w przypadku sprzedaży naszych produktów dla osób fizycznych jako towaru konsumpcyjnego (w celach niezwiązanych z działalnością zawodową lub gospodarczą).
W przypadku obrotu profesjonalnego Ustawa o języku polskim zdejmuje obowiązek dołączania przez przedsiębiorcę instrukcji w języku polskim.
Co zrobić w przypadku braku instrukcji obsługi?
Lepiej zapobiegać niż leczyć, więc jeśli nasz produkt wymaga instrukcji, zalecamy wcześniejsze uzgodnienie tej kwestii z chińskim producentem. Bardzo prawdopodobne, że posiada on odpowiednią instrukcję do naszego towaru, tyle że w języku angielskim. W takim przypadku powinniśmy poprosić go o przesłanie tej wersji, dokonać tłumaczenia (nie jest wymagane tłumaczenie tłumacza przysięgłego), a następnie przesłać mu polską wersję z powrotem i poprosić o dołączenie takowej do KAŻDEGO produktu.
Brak dołączonej instrukcji obsługi może być podstawą zatrzymania towaru podczas odprawy celnej. W tym przypadku wiele zależy od celnika. Bardzo możliwe, że po okazaniu Urzędowi Celnemu projektu gotowej instrukcji obsługi oraz oświadczeniu o niezwłocznym dołączeniu takowej do produktów przed wprowadzeniem ich na rynek, celnicy zaakceptują takie rozwiązanie. W przypadku braku akceptacji, instrukcja obsługi musi być dołączona przez importera poprzez proces uszlachetniania towaru.
Jeśli jednak towar bez wymaganej instrukcji obsługi w języku polskim trafi do obrotu konsumenckiego, importer musi liczyć się z surowymi karami, egzekwowanymi przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz Inspekcję Handlową, sięgającymi nawet 10% ubiegłorocznego przychodu lub karą ograniczenia/pozbawienia wolności. Przykładowo, jeśli importer wyrobu prowadzonego do obrotu (po raz pierwszy) nie załączy instrukcji, informacji dotyczących bezpieczeństwa użytkowania lub etykiety w języku polskim, podlega karze w wysokości do 10 000 zł.
Jak nietrudno zauważyć, na importerze, jako osobie wprowadzającej produkt na rynek, ciąży ogromna odpowiedzialność. To on odpowiada za właściwe poinformowanie konsumenta o bezpiecznym użytkowaniu oferowanego przez niego produktu. Za wszelki uszczerbek na zdrowiu konsumenta, powstały wskutek niewłaściwego użytkowania urządzenia wynikającego z braku odpowiedniej instrukcji obsługi, obarczony zostanie właśnie importer. Dlatego tak ważną kwestią jest załączenie (jeśli jest wymagana) instrukcji obsługi do każdego z importowanych przez nas produktów, a przede wszystkim dopilnowanie tej kwestii u chińskiego kontrahenta.
