Każda branża rządzi się określonymi prawami. Zdarza się, że chcąc prowadzić własny biznes stajemy przed dylematem czy lepiej zostać producentem, importerem czy może upoważnionym przedstawicielem. W niniejszym artykule przedstawiamy kim jest upoważniony przedstawiciel i jakie są jego obowiązki i zadania.
Upoważniony przedstawiciel
Zgodnie z definicją upoważniony przedstawiciel to osoba fizyczna lub prawna, mająca siedzibę znajdującą się na terenie Wspólnoty, posiadająca pisemne pełnomocnictwo od producenta do wykonywania w jego imieniu określonych zadań. Wymóg dotyczący siedziby oznacza, że władze państw członkowskich mogą zwracać się do upoważnionego przedstawiciela (zamiast do producenta) w sprawach dotyczących realizacji zobowiązań producenta, wynikających z danej dyrektywy Nowego Podejścia.
Prawo związane z byciem upoważnionym przedstawicielem reguluje Decyzja Parlamentu Europejskiego i Rady nr 768/2008/WE w sprawie wspólnych ram dotyczących wprowadzania produktów do obrotu. Należy zwrócić szczególną uwagę na „Obowiązki podmiotów gospodarczych” artykuł R6 rozdział R2.
Import a przekazanie pełnomocnictwa
Teoretycznie jeden wytwórca spoza UE, który chce sprzedawać produkty na jej terenie, powinien mieć jednego przedstawiciela w UE (nie mylić z oficjalnym dystrybutorem). Niestety na tę chwilę brakuje prawa umożliwającego nadzór nad tym, czy ktoś nie wydaje tego typu upoważnień większej liczbie chętnych.
Przekazanie zadań upoważnionemu przedstawicielowi musi być wyraźne i następować w formie pisemnej. Dodatkowo producent musi określić zakres zadań i uprawnień przedstawiciela. W momencie kiedy upoważniony przedstawiciel uzyskuje pełnomocnictwo, producent staje się odpowiedzialny za działania prowadzone przez upoważnionego przedstawiciela w jego imieniu. Poza tym upoważniony przedstawiciel wyznaczony przez producenta może być importerem lub dystrybutorem.
Jakie zadania ma upoważniony przedstawiciel?
Każdy upoważniony przedstawiciel działa w oparciu o pisemne pełnomocnictwo wystawione przez producenta. W zależności od branży, procedury oceny zgodności i danej dyrektywy, upoważniony przedstawiciel może wykonywać inne zadania.
Upoważnieni przedstawiciele wykonują jedynie zadania określone w pełnomocnictwie otrzymanym od producenta. Przy czym posiadając upoważnienie producenta można pominąć podawanie jego danych zarówno na samym produkcie jak i na jego opakowaniu oraz instrukcji obsługi. Stanowi to formę zabezpieczenia przed kopiowaniem pomysłu i korzystaniu z tego samego źródła przez konkurencję.
Podstawowe zadania wchodzące w skład każdego pełnomocnictwa to:
- przechowywanie deklaracji zgodności WE oraz dokumentacji technicznej do dyspozycji krajowych organów nadzoru,
- udzielanie wszelkich informacji i udostępnianie dokumentacji koniecznej do ustalenia zgodności danego produktu z wymaganiami na uzasadnione żądanie właściwego organu nadzoru,
- podejmowanie współpracy z konkretnym organem krajowym (na jego żądanie) w działaniach ukierunkowanych na usunięcie zagrożeń, jakie stwarzają produkty objęte pełnomocnictwem.
Upoważnionego przedstawiciela najczęściej wyznacza się do zapewnienia zgodności wyrobu z wymaganiami według wskazówek producenta, umieszczenia na wyrobie oznakowania CE i symbolu jednostki notyfikowanej, sporządzenia i podpisania deklaracji zgodności lub też przechowywania deklaracji i dokumentacji technicznej do dyspozycji krajowych organów nadzoru rynku.
Upoważniony przedstawiciel – na co zwrócić uwagę
Warto pamiętać, że sporządzanie dokumentacji technicznej nie wchodzi w zakres pełnomocnictwa upoważnionego przedstawiciela. Co więcej, upoważniony przedstawiciel nie może modyfikować wyrobu z własnej inicjatywy w celu dostosowania go do zgodności z odnośnymi przepisami. Jeżeli upoważniony przedstawiciel modyfikuje bądź odnawia wyrób lub wprowadza go do obrotu pod własnym znakiem, tworząc w ten sposób nowy wyrób – jest traktowany jako producent i musi wypełnić wszystkie obowiązki ciążące na producencie.
Odpowiedzialność producenta
Zgodnie z dyrektywami Nowego Podejścia producent to osoba odpowiedzialna za zaprojektowanie i wyprodukowanie wyrobu z zamiarem wprowadzenia go na rynek pod własnym nazwiskiem lub pod własną nazwą. Odpowiedzialność producenta ciąży również na każdej osobie fizycznej lub prawnej, która składa, pakuje, przetwarza lub etykietuje gotowe wyroby z zamiarem wprowadzenia ich na rynek Wspólnoty pod własnym nazwiskiem lub własną nazwą.
Importer a upoważniony przedstawiciel
Importer zgodnie z treścią dyrektyw Nowego Podejścia oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, która wprowadza na rynek Wspólnoty wyrób pochodzący z kraju trzeciego. Musi być w stanie dostarczyć organom nadzoru rynku niezbędne informacje o wyrobie, jeżeli producent nie ma siedziby we Wspólnocie oraz nie ma upoważnionego przedstawiciela na terenie Wspólnoty.
Zdarza się również, że podczas importu wyrobu na rynek UE odpowiedzialność nałożona na producenta zgodnie z odpowiednimi dyrektywami Nowego Podejścia może spoczywać również na osobie fizycznej lub prawnej, zajmującej się importem.
Dodatkowo od branży i konkurencji zależy czy w łańcuchu dostaw lepiej być upoważnionym przedstawicielem producenta czy importerem/producentem. Główną zaletą bycia importerem jest posiadanie dużo większego pola narzutowego, chociaż łączy się to z ponoszeniem większej odpowiedzialności za towar.
Deklaracja zgodności – kto ją wystawia?
Zgodnie z ustawą o systemie oceny zgodności (Dz.U. 2002 nr 166 poz. 1360) deklaracja zgodności UE jest oświadczeniem producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela stwierdzającym na jego wyłączną odpowiedzialność, że wyrób jest zgodny z zasadniczymi wymaganiami (dotyczącymi cech wyrobu, jego projektowania lub wytwarzania określonymi w dyrektywach nowego podejścia).
Deklarację zgodności może wystawić zarówno upoważniony przedstawiciel jak i producent. Do tego celu wymaga się przedstawienia badań od producenta wraz ze sprawozdaniami i certyfikatami dotyczącymi wymaganych dyrektyw dla danego produktu, na których zamieszczone są dane producenta.
W przypadku importu towarów do UE należy zadbać o to, żeby certyfikaty zostały wystawione przez jednostkę akredytowaną w CNAS (China National Accreditation Service for Conformity Assessment) lub przez jedno z Państw Wspólnoty, bądź w kraju, który jest sygnatariuszem wzajemnego porozumienia MRA (Mutual Recognition Agreement) z UE.
Wystawienie dokumentu deklaracji zgodności UE umożliwia naniesienie oznakowania CE na dany wyrób.
