Negocjacje z Chińczykami

Negocjacje to nieodłączna część współpracy między stronami w handlu międzynarodowym – pozwalają one dostosować warunki transakcji do indywidualnych potrzeb. Zachodni i chiński styl negocjacyjny różnią się jednak diametralnie. Analiza tych różnic i rzetelne przygotowania przed spotkaniem będą działały na naszą korzyść. Jak przeprowadzić skuteczne negocjacje z Chińczykami?

Negocjacje z Chińczykami

Różnice kulturowe między Europą a Chinami

Istnienie różnic kulturowych między tak odległymi krajami, jak Polska i Chiny, nie jest niczym niespodziewanym. Nie każdy wie jednak, jak bardzo te rozbieżności wpływają na kulturę biznesu. Najważniejsze w kontekście współpracy handlowej są:

  • Różnice w wyrażaniu opinii i ujawnianiu emocji – rzadko zdarza się, że Chińczyk wprost odmawia lub wyraża swój negatywny stosunek wobec sprawy. Mieszkańcy Europy preferują natomiast bezpośrednie komunikowanie poglądów i wyrażanie emocji, stąd czasami dochodzi do nieporozumień. Należy mieć świadomość, że mimo przyjaznej atmosfery negocjacji ich wynik niekoniecznie będzie dla nas pozytywny. Ponadto wyrażenia takie, jak „być może” czy „wróćmy do tej kwestii później” często są zawoalowanym sposobem odmowy.
  • Różnice w pojmowaniu roli poszczególnych pracowników w przedsiębiorstwie – w społeczeństwie chińskim dużo mocniej niż w europejskim zachowała się koncepcja hierarchiczności. Pozycja przełożonego umiejscowiona jest w chińskich firmach dużo wyżej, a jego decyzje nie mogą być zwykle podważane przez pracowników. Ważny jest więc dobór reprezentantów odpowiedniego szczebla i we właściwym wieku, w zależności od tego, jakich przedstawicieli wystawi strona chińska.
  • Różnice w rodzajach powiązań społecznych – zachodniemu indywidualizmowi przeciwstawiony jest chiński kolektywizm. Europejczycy mają tendencję do oddzielania spraw zawodowych i prywatnych. Chińczycy natomiast przez lata tworzą sieć powiązań zwaną guanxi (关系), co można przetłumaczyć jako „relacje”, ale też „koneksje”. Pomagają one płynnie poruszać się w środowisku biznesowym i korzystać wzajemnie ze swojego wsparcia. Wpływa to między innymi na chińskie strategie tworzenia długotrwałych więzi biznesowych opartych na zaufaniu.
Szkolenie: Import z Chin

Chiński styl negocjacji

Aby zrozumieć istotę i styl chińskich negocjacji, należy zacząć od tego, jaki mają one cel. Dla Chińczyków jest to ustanowienie ramy dla długotrwałej współpracy i poszukiwania wzajemnych korzyści, a nie tylko dojście do porozumienia w sprawie pojedynczej transakcji. Negocjacje są więc raczej trwającym procesem niż pojedynczym wydarzeniem w kalendarzu spotkań. Wynika to między innymi z chińskiej filozofii, według której proces jest ważniejszy niż cel sam w sobie.

Takie podejście sprawia, że negocjacje z Chińczykami są długotrwałe i zaczynają się od budowania relacji interpersonalnych. Często nie ograniczają się do oficjalnych spotkań w biurze, ale rozszerzają także na wspólne posiłki czy zwiedzanie. Nie jest więc niczym dziwnym, że podczas pierwszych spotkań mogą nie paść żadne konkrety. Dla zadaniowo nastawionych biznesmenów z Europy, działających według zasady „czas to pieniądz”, tego typu styl negocjowania wymaga adaptacji i cierpliwości.

Guanxi a negocjacje

W związku z chęcią zbudowania sieci guanxi spotkania przebiegają zazwyczaj w bardzo przyjaznej atmosferze. Może to uśpić czujność kontrahenta z Zachodu i sprawić, że zgodzi się on na zmianę warunków, zakłopotany nieoficjalną atmosferą podczas posiłku i obfitymi komplementami z chińskiej strony. Tutaj przechodzimy do kolejnej cechy chińskich negocjacji – słowo mówione ma wartość równą, a czasem nawet wyższą niż pisane. Dlatego warto być świadomym, że wszelkie deklaracje wypowiedziane nawet poza siedzibą firmy mogą być zapamiętane i wiążące w oczach Chińczyków.

Cechą charakterystyczną chińskich negocjacji jest też operowanie ogólnymi pojęciami oraz odwoływanie się do wartości moralnych. Przechodzenie od ogółu do szczegółu i posługiwanie się mglistymi, abstrakcyjnymi hasłami stanowi wyzwanie dla zachodniego kontrahenta, przyzwyczajonego do opierania się na sztywnych ramach prawnych. Tak naprawdę do samego końca negocjacji może nie być jasne, jaki będzie ich wynik.
Więcej o chińskich wartościach i ich przełożeniu na komunikację w biznesie przeczytasz w naszym wcześniejszym artykule.

Wymiana wizytówek i upominki

Wymiana wizytówek to ważny rytuał w chińskiej kulturze biznesu. Dlatego powinniśmy przygotować ich odpowiednią liczbę przed wyjazdem na negocjacje. W dobrym tonie jest umieszczenie tekstu po chińsku na odwrocie wizytówki. Jeśli chodzi o przyjmowanie wizytówki od kontrahenta, należy zawsze robić to oburącz i dokładnie zapoznać się z jej treścią. Absolutnie nie można umieszczać jej w tylnej kieszeni spodni.

Wymienianie się upominkami to często pojawiająca się ceremonia zarówno przy zapoznaniu z nowym kontrahentem, jak i po sfinalizowaniu transakcji. W dobrym guście jest podarowanie akcesoriów biurowych lub lokalnych pamiątek z naszego kraju.

Niedopuszczalne jest natomiast obdarowywanie Chińczyków przedmiotami wyprodukowanymi w Chinach, zegarkami, parasolami, świecami i produktami pakowanymi po 4 sztuki. Powody, dla których tego typu upominki są niemile widziane oraz dodatkowe informacje znajdziesz w naszym artykule.

Jak przygotować się do negocjacji z Chińczykami?

Negocjacje to jeden z najbardziej bezpośrednich momentów w komunikacji z partnerem biznesowym. Błędy i niedostatki w przygotowaniu będą widoczne jak na dłoni i mogą przeszkodzić nam w dotarciu do korzystnego porozumienia. Dlatego do negocjacji z Chińczykami należy przygotować się z odpowiednim wyprzedzeniem. Oto kilka porad:

  • Przygotowania do negocjacji powinny być czynione na długo przed podróżą biznesową. Dobrym pomysłem jest np. prośba o wysłanie draftu umowy z wyprzedzeniem. Przebieg spotkania negocjacyjnego będzie w dużej mierze zaplanowany. Z pewnością należy sprawdzić, kto będzie wchodził w skład chińskiej strony rozmów, i na tej podstawie dostosować wiek oraz funkcje kluczowych przedstawicieli z naszej strony.
  • Dla uzyskania najlepszego efektu najlepiej wystawić delegację składającą się z kilku osób, w tym własnego tłumacza, osoby notującej oraz ewentualnie pośrednika. Linia uczestników z naszej strony powinna być spójna i przedyskutowana z wyprzedzeniem.
  • Ważny jest kontekst naszej transakcji – inaczej wygląda środowisko biznesowe w miastach pierwszego tiera, takich jak Pekin, Szanghaj, Shenzhen czy Kanton, a inaczej w mniejszych ośrodkach, w których wyraźniejsza będzie chińska specyfika negocjacji. Warto dokładnie zbadać lokalny kontekst i regulacje obowiązujące w danym regionie.
  • Należy z wyprzedzeniem dowiedzieć się jak najwięcej o kontrahencie i produkcie, który zamierzamy od niego nabyć. W przeciwnym wypadku wyjdziemy na osoby niekompetentne i znajdziemy się na przegranej pozycji w negocjacjach. Niezbędna jest wiedza na temat wymogów, jakie obowiązują w Unii Europejskiej na import danego produktu. Dobrze zorientowany importer będzie omawiał szczegółowe kwestie związane z produkcją, a nie pytał o kwestie podstawowe, takie jak np. czym jest MOQ.
  • W komunikacji online przed podjęciem jakichkolwiek wiążących decyzji upewnijmy się, że zostanie nam dostarczona odpowiednia dokumentacja, np. kopia deklaracji zgodności CE. Warto poprosić też kontrahenta o przesłanie Business License.

Skuteczne negocjacje z Chińczykami

Choć wiele kwestii można ustalić telefonicznie lub za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, sprawdzi się to raczej przy mniejszych zamówieniach. Jeśli chcemy zbudować długotrwałe relacje biznesowe z chińskim partnerem i z sukcesem negocjować warunki, niezbędne będą wizyty w Chinach. Wynika to z faktu, iż biznesmeni z Dalekiego Wschodu dużo bardziej cenią kontakt twarzą w twarz. We wszelkiego rodzaju rozmowach warto unikać częstych błędów, o których mówimy w naszym filmiku.

Poniżej prezentujemy wskazówki przydatne w prowadzeniu skutecznych negocjacji z Chińczykami:

  • Dresscode – jak wszędzie na świecie, w biznesie obowiązuje ścisły dresscode, obejmujący garnitur w ciemnych kolorach dla panów oraz garsonkę/elegancką sukienkę dla pań.
  • Chińskie negocjacje nie kończą się z momentem podpisania kontraktu handlowego. Stanowi on dopiero początek i sygnał, że rozmowy toczą się na poważnie. Nie istnieje jeden konkretny moment zakończenia negocjacji z Chińczykami. W związku z tym próbują oni często wprowadzić zmiany w brzmieniu kontraktu, kiedy wydawałoby się, że wszystko jest już gotowe. Należy być na to przygotowanym.
  • Najlepiej jest dążyć do rozmów z osobami decyzyjnymi i dość wysoko postawionymi w firmie. Mamy wtedy pewność, że nie będziemy zbywani przez pracowników niższego szczebla.
  • Cena nie jest najważniejszą kwestią do negocjacji. Chińczycy dość niechętnie schodzą z cen przy pierwszych transakcjach, chyba że zaproponujemy im naprawdę duże zamówienie. Ważniejsze jest, aby skupić się na funkcjonalności produktu, jego jakości, opakowaniu i warunkach dostawy. Wynegocjowane w ten sposób warunki mogą być dla nas dużo większą korzyścią niż zbita na siłę cena.
  • Cierpliwość i wytrwałość to cechy cenione przez Chińczyków, mogą się okazać niezbędne w długim procesie negocjacyjnym.

Negocjacje z Chińczykami – czego nie robić?

  • Uważajmy, by nie narazić naszego kontrahenta na utratę twarzy. Reputacja (chin. mianzi 面子) jest niezwykle ważna dla Chińczyków. Dlatego jeśli będziemy zbyt nachalnie próbować udowodnić partnerowi chińskiemu nieścisłość lub błąd, może on poczuć, że jego dobre imię zostało nadszarpnięte i nie będzie chętny do dalszej współpracy.
  • Zbędny kontakt fizyczny, ironia i okazywanie gwałtownych emocji to zachowania, które z pewnością nie pomogą nam w osiągnięciu sukcesu w negocjacjach z Chińczykami. Należy zachować opanowanie niezależnie od toku rozmów.Nie należy wnosić zaliczki przed wynegocjowaniem warunków transakcji.
  • Nie należy wnosić zaliczki przed wynegocjowaniem warunków transakcji.

Jeśli chcesz poznać szczegółowe techniki negocjacyjne, a także uzyskać materiały pomocnicze do komunikacji z chińskimi kontrahentami, zapraszamy do zapoznania się z naszym kursem video.

Szkolenie Poniedziałek 18:00

Oceń post

5 / 5. Ilość głosów: 3