Negocjacje to nieodłączna część współpracy między stronami w handlu międzynarodowym – pozwalają one dostosować warunki transakcji do indywidualnych potrzeb. Zachodni i chiński styl negocjacyjny różnią się jednak diametralnie. Analiza tych różnic i rzetelne przygotowania przed spotkaniem będą działały na naszą korzyść. Jak przeprowadzić skuteczne negocjacje z Chińczykami?
Co to są negocjacje w biznesie?
Negocjacje mają na celu osiągnięcie porozumienia między stronami i możliwie najbardziej korzystnego rozwiązania konfliktu interesów.
Jednym z najbardziej powszechnych typów negocjacji są negocjacje biznesowe, np. negocjacje handlowe w przypadku transakcji kupna i sprzedaży. Nabywca stara się wynegocjować najlepsze warunki i cenę, a sprzedawca chce uniknąć strat i uzyskać jak najlepszy wynik finansowy czy warunki realizacji.
Podstawą negocjacji jest utrzymywanie podobnej pozycji przez obie strony – jeśli jedna jest silniejsza, mowa jest o wymuszeniu porozumienia, nie negocjacjach.
Negocjacje a różnice kulturowe między Europą a Chinami
Istnienie różnic kulturowych między tak odległymi krajami, jak Polska i Chiny, nie jest niczym niespodziewanym. Nie każdy wie jednak, jak bardzo te rozbieżności wpływają na kulturę biznesu. Poniżej opisaliśmy najważniejsze różnice w kontekście współpracy handlowej.
Różnice w wyrażaniu opinii i ujawnianiu emocji – Chiny a Zachód
Rzadko zdarza się, że Chińczyk wprost odmawia lub wyraża swój negatywny stosunek wobec sprawy. Mieszkańcy Europy preferują natomiast bezpośrednie komunikowanie poglądów i wyrażanie emocji, stąd czasami dochodzi do nieporozumień. Należy mieć świadomość, że mimo przyjaznej atmosfery negocjacji ich wynik niekoniecznie będzie dla nas pozytywny. Ponadto wyrażenia takie, jak „być może”, „zobaczymy” czy „wróćmy do tej kwestii później” często są zawoalowanym sposobem odmowy.
Hierarchia w chińskich firmach
W społeczeństwie chińskim dużo mocniej niż w europejskim zachowała się koncepcja hierarchiczności. Pozycja przełożonego umiejscowiona jest w chińskich firmach dużo wyżej, a jego decyzje nie mogą być zwykle podważane przez pracowników. Ważny jest więc dobór reprezentantów odpowiedniego szczebla i we właściwym wieku, w zależności od tego, jakich przedstawicieli wystawi strona chińska.
Chińskie a zachodnie wartości
Zachodniemu indywidualizmowi przeciwstawiony jest chiński kolektywizm. Europejczycy mają tendencję do oddzielania spraw zawodowych i prywatnych. Chińczycy natomiast przez lata tworzą sieć powiązań zwaną guanxi (关系), co można przetłumaczyć jako „relacje”, ale też „koneksje”. Pomagają one płynnie poruszać się w środowisku biznesowym i korzystać wzajemnie ze swojego wsparcia. Wpływa to między innymi na chińskie strategie tworzenia długotrwałych więzi biznesowych opartych na zaufaniu.
Chiński styl negocjacji
Aby zrozumieć istotę i styl chińskich negocjacji, należy zacząć od tego, jaki mają one cel. Dla Chińczyków jest to ustanowienie ramy dla długotrwałej współpracy i poszukiwania wzajemnych korzyści, a nie tylko dojście do porozumienia w sprawie pojedynczej transakcji. Negocjacje są więc raczej trwającym procesem niż pojedynczym wydarzeniem w kalendarzu spotkań. Wynika to między innymi z chińskiej filozofii, według której proces jest ważniejszy niż cel sam w sobie.
Takie podejście sprawia, że negocjacje z Chińczykami są długotrwałe i zaczynają się od budowania relacji interpersonalnych. Często nie ograniczają się do oficjalnych spotkań w biurze, ale rozszerzają także na wspólne posiłki czy zwiedzanie. Nie jest więc niczym dziwnym, że podczas pierwszych spotkań mogą nie paść żadne konkrety. Dla zadaniowo nastawionych biznesmenów z Europy, działających według zasady „czas to pieniądz”, tego typu styl negocjowania wymaga adaptacji i cierpliwości.
Guanxi a negocjacje
W związku z chęcią zbudowania sieci guanxi spotkania przebiegają zazwyczaj w bardzo przyjaznej atmosferze. Może to uśpić czujność kontrahenta z Zachodu i sprawić, że zgodzi się on na zmianę warunków, zakłopotany nieoficjalną atmosferą podczas posiłku i obfitymi komplementami z chińskiej strony. Tutaj przechodzimy do kolejnej cechy chińskich negocjacji – słowo mówione ma wartość równą, a czasem nawet wyższą niż pisane. Dlatego warto być świadomym, że wszelkie deklaracje wypowiedziane nawet poza siedzibą firmy mogą być zapamiętane i wiążące w oczach Chińczyków.
Cechą charakterystyczną chińskich negocjacji jest też operowanie ogólnymi pojęciami oraz odwoływanie się do wartości moralnych. Przechodzenie od ogółu do szczegółu i posługiwanie się mglistymi, abstrakcyjnymi hasłami stanowi wyzwanie dla zachodniego kontrahenta, przyzwyczajonego do opierania się na sztywnych ramach prawnych. Tak naprawdę do samego końca negocjacji może nie być jasne, jaki będzie ich wynik.
Przeczytaj więcej o chińskich wartościach i ich przełożeniu na komunikację w biznesie.
Wymiana wizytówek i upominki w Chinach
Wymiana wizytówek to ważny rytuał w chińskiej kulturze biznesu, dlatego powinniśmy przygotować ich odpowiednią liczbę przed wyjazdem na negocjacje. W dobrym tonie jest umieszczenie tekstu po chińsku na odwrocie wizytówki.
Jak przyjąć wizytówkę od Chińczyka?
Jeśli chodzi o przyjmowanie wizytówki od kontrahenta, należy zawsze robić to oburącz i dokładnie zapoznać się z jej treścią. Absolutnie nie należy umieszczać wizytówki w tylnej kieszeni spodni czy bazgrać po niej.
Prezenty w Chinach a spotkania biznesowe
Wymienianie się upominkami to często pojawiająca się ceremonia zarówno przy zapoznaniu z nowym kontrahentem, jak i po sfinalizowaniu transakcji. W dobrym guście jest podarowanie akcesoriów biurowych lub lokalnych pamiątek z naszego kraju. Prezent należy zapakować w czerwony, złoty, różowy lub srebrny papier prezentowy, najlepiej w Chinach.
Prezent przekazywany jest szefowi zespołu negocjacyjnego. Należy spodziewać się, że szef nawet trzykrotnie odmówi przyjęcia prezentu. Procesu wymiany prezentów nie należy fotografować.
Jakich prezentów nie kupować Chińczykom?
Niedopuszczalne jest obdarowywanie Chińczyków:
- przedmiotami wyprodukowanymi w Chinach
- zegarkami
- parasolami
- świecami
- ostrymi przedmiotami
- produktami pakowanymi po cztery sztuki.
Dowiedz się, dlaczego tego typu upominki są niemile widziane w Chinach.
Negocjacje z Chińczykami – jak się przygotować?
Negocjacje to jeden z najbardziej bezpośrednich momentów w komunikacji z partnerem biznesowym. Błędy i niedociągnięcia będą widoczne jak na dłoni i mogą przeszkodzić nam w dotarciu do korzystnego porozumienia. Dlatego do negocjacji z Chińczykami należy przygotować się z odpowiednim wyprzedzeniem. Taki etap nazywa się fazą prenegocjacyjną.
Wstępna umowa z chińskim kontrahentem
Przygotowania do negocjacji powinny być czynione na długo przed podróżą biznesową. Dobrym pomysłem jest np. prośba o wysłanie szkicu umowy z wyprzedzeniem. Przebieg spotkania negocjacyjnego będzie w dużej mierze zaplanowany.
Skład delegacji do Chin
Dla uzyskania najlepszego efektu najlepiej wystawić delegację składającą się z kilku osób, w tym własnego tłumacza, osoby notującej oraz ewentualnie pośrednika. Linia uczestników z naszej strony powinna być spójna i przedyskutowana z wyprzedzeniem.
Z pewnością należy sprawdzić, kto będzie wchodził w skład chińskiej strony rozmów i na tej podstawie dostosować wiek oraz funkcje kluczowych przedstawicieli z naszej strony. Bardzo ważne jest, by skład delegacji odzwierciedlał skład chińskiej delegacji pod względem hierarchii.
Miejsce negocjacji w Chinach
Ważny jest kontekst naszej transakcji – inaczej wygląda środowisko biznesowe w “pierwszorzędowych” miastach, takich jak Pekin, Szanghaj, Shenzhen czy Kanton, a inaczej w mniejszych ośrodkach, w których wyraźniejsza będzie chińska specyfika negocjacji. Warto dokładnie zbadać lokalny kontekst i regulacje obowiązujące w danym regionie.
Przygotowanie merytoryczne przed negocjacjami
Należy z wyprzedzeniem dowiedzieć się jak najwięcej o kontrahencie i produkcie, który zamierzamy od niego nabyć. W przeciwnym wypadku wyjdziemy na osoby niekompetentne i znajdziemy się na przegranej pozycji w negocjacjach. Niezbędna jest wiedza na temat wymogów, jakie obowiązują w Unii Europejskiej na import danego produktu. Dobrze zorientowany importer będzie omawiał szczegółowe kwestie związane z produkcją, a nie pytał o kwestie podstawowe, takie jak np. czym jest MOQ.
Co zrobić, by negocjacje nie poszły na marne?
W komunikacji online przed podjęciem jakichkolwiek wiążących decyzji upewnijmy się, że zostanie nam dostarczona odpowiednia dokumentacja, np. kopia deklaracji zgodności CE. Warto poprosić też kontrahenta o przesłanie pozwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej (licencji biznesowej).
Skuteczne negocjacje z Chińczykami
Choć wiele kwestii można ustalić telefonicznie lub za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, sprawdzi się to raczej przy mniejszych zamówieniach. Jeśli chcemy zbudować długotrwałe relacje biznesowe z chińskim partnerem i z sukcesem negocjować warunki, niezbędne będą wizyty w Chinach. Wynika to z faktu, iż biznesmeni z Dalekiego Wschodu dużo bardziej cenią kontakt twarzą w twarz. We wszelkiego rodzaju rozmowach warto unikać częstych błędów, o których mówimy w naszym materiale wideo.
Wskazówki przydatne w prowadzeniu skutecznych negocjacji handlowych z Chińczykami:
Jak się ubrać na spotkanie biznesowe w Chinach?
Jak wszędzie na świecie, w biznesie obowiązuje ścisły dresscode, obejmujący garnitur w ciemnych kolorach dla panów oraz garsonkę/elegancką sukienkę dla pań.
Rozpoczęcie negocjacji
Na wstępie następuje wejście delegacji do sali negocjacyjnej z zachowaniem hierarchii. Szef delegacji wchodzi pierwszy i to on wygłasza mowę powitalną otwierającą negocjacje.
Negocjacje z osobami decyzyjnymi
Najlepiej jest dążyć do rozmów z osobami decyzyjnymi i dość wysoko postawionymi w firmie. Mamy wtedy pewność, że nie będziemy zbywani przez pracowników niższego szczebla.
Co można wynegocjować u dostawcy?
Najczęściej poruszanymi kwestiami podczas negocjacji handlowych są:
- asortyment produktów/usług
- ilość produktów/zakres usług
- forma i sposób płatności
- termin płatności
- częstotliwość i terminy dostaw
- gwarancje, reklamacje
- ubezpieczenie
- usługi serwisowe i inne
- cena.
Jak negocjować cenę u Chińczyka?
Cena nie jest najważniejszą kwestią do negocjacji. Chińczycy dość niechętnie schodzą z cen przy pierwszych transakcjach, chyba że zaproponujemy im naprawdę duże zamówienie. Ważniejsze jest, aby skupić się na funkcjonalności produktu, jego jakości, opakowaniu i warunkach dostawy. Wynegocjowane w ten sposób warunki mogą być dla nas dużo większą korzyścią niż zbita na siłę cena.
Jak przeprowadzić pomyślne negocjacje w Chinach?
Cierpliwość i wytrwałość to cechy cenione przez Chińczyków, mogą się okazać niezbędne w długim procesie negocjacyjnym. W początkowych fazach Chińczycy omijają kwestie ważne z perspektywy nabywcy (takie jak szczegółowe warunki umowy). Jeśli kwestie te zostaną poruszone przez chińską stronę, a szczególnie przez szefa delegacji jest to znak, że są gotowi na ich przedyskutowanie.
Skąd wiadomo, że negocjacje się zakończyły?
Zawarcie umowy zazwyczaj znaczy fazę końcową negocjacji. Chińskie negocjacje nie kończą się jednak z momentem podpisania kontraktu handlowego. Stanowi on dopiero początek i sygnał, że rozmowy toczą się na poważnie.
Nie istnieje jeden konkretny moment zakończenia negocjacji z Chińczykami, gdyż próbują oni często wprowadzić zmiany w brzmieniu kontraktu, kiedy wydawałoby się, że wszystko jest już gotowe. Należy być na to przygotowanym.
Bankiet ponegocjacyjny w Chinach – jak się zachować?
W Chinach powszechne jest organizowanie bankietów po negocjacjach, zazwyczaj w restauracji o wyższym standardzie. Chińska strona podczas bankietu obserwuje zagraniczną delegację, dlatego warto pamiętać o paru zasadach:
- Przy stole jadalnym nie rozmawia się o interesach.
- Gospodarz daje sygnał do rozpoczęcia posiłku wnosząc powitalny toast i nakładając porcję na talerz gościa honorowego.
- Ilość potraw przekracza możliwość konsumpcji osób przy stole, by stworzyć wrażenie obfitości.
- Z grzeczności należy spróbować każdej potrawy, nakładając sobie z półmisków przy użyciu wspólnych sztućców. Zazwyczaj tylko zupy są podawane dla każdego gościa osobno.
- Nie należy opróżniać talerza czy półmisków całkowicie – oznacza to, że było niewystarczająco dużo dań.
- W dobrym tonie jest wychwalanie potraw. Powszechną oznaką smakowitości dań w Chinach jest bekanie i siorbanie przy stole.
- Chińskie bankiety są grubo zakrapiane – toasty są częste i grają ważną rolę w budowaniu relacji. Osoby niepijące powinny zawczasu przygotować sobie wiarygodne wytłumaczenie.
Negocjacje z Chińczykami – czego nie robić?
Nie wytykaj błędów bezpośrednio
Uważajmy, by nie narazić naszego kontrahenta na utratę twarzy. Reputacja (chin. mianzi, 面子) jest niezwykle ważna dla Chińczyków. Dlatego jeśli będziemy zbyt nachalnie próbować udowodnić partnerowi chińskiemu nieścisłość lub błąd, może on poczuć, że jego dobre imię zostało nadszarpnięte i nie będzie chętny do dalszej współpracy.
Inne wskazówki:
- nie krytykuj otwarcie Chińczyka przy innych
- nie traktuj Chińczyka w sposób, który koliduje z jego miejscem w drabinie hierarchii służbowej/społecznej
- nie żartuj z Chińczyków w ich obecności.
Zachowaj dystans (fizyczny i emocjonalny)
Zbędny kontakt fizyczny, ironia i okazywanie gwałtownych emocji to zachowania, które z pewnością nie pomogą nam w osiągnięciu sukcesu w negocjacjach z Chińczykami. Przekraczanie przestrzeni prywatnej drugiej osoby jest postrzegane bardzo negatywnie, tak samo jak okazywanie silnych emocji.
Nie okazuj zniecierpliwienia
Prowadząc negocjacje w Chinach należy poddać się rytmowi narzuconemu przez gospodarzy. Ważne jest zachowanie spokoju, optymizmu i trzeźwe myślenie. Chińscy interlokutorzy mogą po wielokroć ponawiać pytania o te same kwestie, testując Twoją cierpliwość.
Unikaj pewnych tematów
Zaleca się nie poruszać drażliwych tematów, np. religijnych i politycznych, podczas negocjacji czy poza nimi.
Nie wpłacaj zaliczki za wcześnie
Nie należy wnosić zaliczki przed wynegocjowaniem warunków transakcji – to może tylko zaszkodzić.
Weryfikacja chińskiego dostawcy
Łatwowierni importerzy to żyła złota dla oszustów podających się za chińskich producentów. By zaoszczędzić czas i środki, negocjacje należy przedsięwziąć dopiero po zweryfikowaniu firmy. Weryfikacja potencjalnego chińskiego dostawcy trwa tylko dwie doby, a raport dostarcza twardych danych na temat danej firmy oraz opinię eksperta. Skontaktuj się z nami i podejmij świadomą decyzję w sprawie nawiązania współpracy z chińską firmą.
Jeśli chcesz poznać szczegółowe techniki negocjacyjne, a także uzyskać materiały pomocnicze do komunikacji z chińskimi kontrahentami, zapraszamy do zapoznania się z naszym kursem video.
Ściągnij nasz darmowy poradnik o chińskiej kulturze biznesu!
