Poprawna dokumentacja odgrywa kluczową rolę podczas transakcji handlowych z Chinami. Jednym z wielu dokumentów wystawianych podczas całego procesu importu z Chin jest faktura proforma. To właśnie jej najczęściej używa się do przedstawienia oferty handlowej. Wielu importerów opiera całe zamówienie z Chin na ustaleniach mailowych i jednym dokumencie, jakim jest faktura proforma od chińskiej firmy. W poniższym artykule wyjaśniamy, czym jest Proforma Invoice i czy chroni transakcję z chińskim dostawcą.
Co to jest faktura proforma?
Faktura proforma (po angielsku Proforma Invoice) ma taką samą budowę jak normalna faktura. Zawiera ona takie same dane, czyli np. termin płatności, wartość produktów oraz przedmiot sprzedaży. Pomimo tego proforma nie jest dokumentem księgowym i pełnie jedynie funkcje informacyjną. Dla urzędu celnego faktura proforma nie jest potwierdzeniem rzeczywistej wartości towarów i nie stanowi podstawy do wyliczenia np. należnego podatku VAT.
Faktura proforma nie jest również dokumentem ważnym w świetle prawa, dlatego nie stanowi żadnego zabezpieczenia ani żadnej podstawy do ewentualnych roszczeń dla kupującego.
Faktura proforma co prawda nie stanowi o wartości towaru, co jest kluczowe dla urzędu celnego, aby wyliczyć odpowiednio należną stawkę podatkową, niemniej jednak istnieją wyjątki od tej reguły. W bardzo konkretnych okolicznościach, w przypadku złożenia zgłoszenia celnego o objecie procedurą dopuszczenia do obrotu:
- towarów o wartości nie większej niż 1000 euro lub towarów o zerowej / zawieszonej do zera stawce celnej oraz zerowej stawce podatkowej
- towarów otrzymanych nieodpłatnie lub zakupionych na giełdach towarowych lub po cenach giełdowych albo w ramach kredytu handlowego, a także w wypadku napraw objętych gwarancją.
Dlaczego wystawia się fakturę proforma? Stanowi ona zazwyczaj potwierdzenie złożenia oferty i wysyłana jest przed otrzymaniem zaliczki lub przedpłaty. Po dokonaniu płatności powinna zostać dostarczona faktura handlowa. Do odprawy celnej będzie konieczne okazanie właśnie okazanie faktury ostatecznej, czyli Commercial Invoice.
Faktura handlowa
Faktura handlowa jest kluczowym elementem zarówno importu jak i eksportu towarów. Stanowi podstawę zaksięgowania przeprowadzonej transakcji, obliczenia taryfy czy rachunkowości. Commercial Invoice z Chin jest również niezbędna przy odprawie celnej.
Dokument ten otrzymuje się od firmy z Chin (sprzedawcy, dostawcy lub eksportera) w wymaganej przepisami wersji w języku angielskim. W przypadku importu do Polski (i jeżeli w treści faktury zawarto symbole artykułów) należy fakturę również przetłumaczyć na język polski. Należy pamiętać, że w zależności od kraju, przepisy celne różnią się. Faktury handlowe mogą wymagać podania numeru VAT, podpisu, kodów HS i innych danych.
Importowa Commercial Invoice powinna zawierać informacje takie jak:
- wszystkie dane kontaktowe kupującego i sprzedającego (nazwa, adres, dane kontaktowe itd.)
- data wystawienia faktury oraz jej numer
- nazwa towaru lub symbole artykułów
- ilość towaru, jego jednostkową cenę oraz wartość ogółem
- ustalone ze sprzedawcą warunki transportu Incoterms 2020 np. FOB Shanghai
- informacje o pochodzeniu towaru (Country of Origin – China, PRC, People’s Republic of China)
- ważny podpis wraz z pieczątką chińskiej firmy.
Urząd Celny nie zaakceptuje faktury, która nie zawiera w sobie wszystkich wyżej wymienionych pozycji. Każdy brak lub błąd spowoduje niepotrzebne opóźnienia, które z kolei mogą generować koszty. Nie powinno się więc lekceważyć poprawności faktury i trzeba upewnić się, że wszystkie wymagane elementy się na niej znajdują. Należy również pamiętać o przetłumaczeniu pozycji na fakturze na język polski. Tłumaczenie można wykonać samodzielnie.
Warto wspomnieć również o różnicach kursowych. Chińscy kontrahenci najczęściej przekazują fakturę handlową w dolarach (USD). W takim przypadku, różnice kursowej należy wykazać w rozliczeniach podatkowych. VAT rozlicza się dopiero podczas odprawy w Polsce. Istnieje również możliwość odroczenia płatności VAT-u.
Dobrą praktyką jest też zamieszczenie kodów taryfowych (kody HS) na fakturze. Kody HS są wykorzystywane przez organy celne do identyfikacji i klasyfikacji towarów w celu określenia stawek podatków, ceł i niezbędnych środków kontroli oraz bezpieczeństwa. Zamieszczenie kodów HS na fakturze nie jest prawnie wymagane, jednak znacznie przyspiesza proces odprawy celnej.
Faktura proforma od chińskiej firmy a umowa handlowa
Chińscy kontrahenci często wysyłają fakturę proformę do podpisania, tak jakby był to kontrakt. Należy jednak zwrócić uwagę na to, że proforma nie jest równoznaczna z umową handlową. Brakuje tam odpowiednich zapisów kontraktowych, szczegółowo opisanych warunków transakcji lub tłumaczenia na język chiński (które jest wymagane do tego, by kontrakt miał moc prawną w Chinach).
Ani faktura proforma ani faktura handlowa od chińskiej firmy nie chronią nas w świetle prawa. Te dokumenty nie są wystarczające w przypadku pojawienia się problemów z produktem, a gdy chcemy uzyskać zwrot pieniędzy lub opłatę gwarancyjną, nie mamy de facto żadnej podstawy do dociekania swoich roszczeń. Nie są to dokumenty równoważne z kontraktem handlowym, który dobrze spisany stanowi solidną ochronę w Chinach i w pełni zabezpiecza transakcję.
Faktura nie zawiera takich samych zapisów jak umowa handlowa. Zdarza się, że faktura zawiera zapewnienia o gwarancji bez podawania szczegółów lub linki do stron z rzekomymi zapisami i gwarancjami dla zawieranej umowy. Jednak w przypadku problemów, strony te mogą przestać działać i nie można udowodnić, że takie „gwarancje” miały miejsce. Zawsze lepiej jest mieć wszystko jasno opisane i określone w formie pisemnej w ramach wynegocjowanego i podpisanego kontraktu. Ponadto, umowa handlowa podpisywana jest przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy, podczas gdy proforma jest wystawiana przez dział sprzedaży bez prawnego zobowiązania.
Tylko kontrakt handlowy jest zabezpieczeniem transakcji i tylko przy jego pomocy możemy dochodzić swoich praw w Chinach. Warto pamiętać, że kontrakt z kontrahentem z Chin musi zostać przygotowany w dwóch wersjach językowych: angielskiej i chińskiej. Jeżeli potrzebujesz profesjonalnie napisanego kontraktu handlowego skontaktuj się z nami.
Czy proforma wystarczy? Podsumowanie
- Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i w większości przypadków wystawiana jest tylko w charakterze przedstawienia oferty handlowej.
- Faktura proforma nie stanowi o wartości towaru, a co za tym idzie, na jej podstawie Urząd Celny nie wyliczy należytych podatków.
- Tylko faktura handlowa stanowi potwierdzenie zawarcia transakcji i jest dokumentem potrzebnym do odprawy celnej.
- Ani faktura handlowa ani proforma nie chronią nas w żaden sposób w świetle prawa i nie są równoznaczne z umową handlową. Importując z Chin zalecamy podpisywanie kontraktów handlowych.
- Przed rozpoczęciem współpracy pamiętaj o weryfikacji chińskiej firmy w celu sprawdzenia jej wiarygodności i zminimalizowaniu ryzyka.
