W dzisiejszych czasach przekazywanie próbek towarów stało się jednym z najpopularniejszych elementów promocji. Zwłaszcza, że prawo europejskie, w niektórych sytuacjach zwalnia z konieczności zapłacenia podatku VAT. Dlatego też warto zapoznać się z tym tematem, żeby upewnić się czy dana przesyłka spełnia definicję próbki i czy umożliwi tym samym uniknięcie poniesienia niepotrzebnych kosztów. Z zasady import próbek z Chin pozwala na ominięcie kosztów cła czy zapłaty VAT-u. Zwolnienie z opłat nie dotyczy jednak wyrobów tytoniowych, alkoholi czy perfum i wód toaletowych.
Czym jest próbka?
Pojęcie próbki zostało dokładnie zdefiniowane przez przepisy. Zgodnie z art. 7 ust. 7: „Przez próbkę, o której mowa w ust. 3, rozumie się identyfikowalny jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:
- ma na celu promocję tego towaru oraz
- nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb końcowego odbiorcy w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeby tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłonić tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.”
Niestety to czy towar zostanie lub nie zostanie uznany za próbkę zależy od celnika. Należy przy tym pamiętać, że chociaż każde przekazanie bez wynagrodzenia jest objęte VAT, to jednak wydawanie małych ilości towarów w celach promocyjnych nie jest opodatkowane.
Import próbek z Chin – kiedy można skorzystać ze zwolnienia z podatku VAT?
Zwolnienie z konieczności zapłacenia podatku VAT jest możliwe dla próbek o niewielkiej wartości i mogących służyć jedynie uzyskaniu zamówień na towary tego samego rodzaju, które mają być przywiezione na terytorium kraju, gdy:
- są bezpłatnie przywożone z terytorium państwa trzeciego lub są uzyskiwane na imprezach,
- są przeznaczone wyłącznie do bezpłatnego rozdania,
- mogą być używane wyłącznie w celu reklamy i mają niewielką wartość jednostkową;
- nie nadają się do obrotu handlowego, czyli mają charakter okazjonalny, zawierają towary wyłącznie na własny użytek odbiorcy lub jego rodziny, które nie wskazują ani swoim charakterem, ani ilością na ich przeznaczenie handlowe i są wysyłane do odbiorcy przez nadawcę bez żadnego rodzaju opłat.
Należy przy tym pamiętać, że zwolnienia od VAT nie stosuje się do towarów importowanych w drodze zamówienia wysyłkowego. Pojęcie „zamówienie wysyłkowe” nie zostało zdefiniowane w ustawie o VAT. Zakupy w drodze zamówienia wysyłkowego powinny posiadać jednak następujące cechy:
- zamówienie nie jest składane osobiście przez kupującego u dostawcy, ale jest dokonywane przez Internet, drogą pocztową lub telefoniczną,
- zamówiony towar jest przesyłany, na wskazany przez kupującego adres, przez podmioty wyspecjalizowane w dziedzinie dostarczania przesyłek, czyli np. przez kuriera, operatora pocztowego.
Oznaczenie przekazywanego towaru jako próbki
Ze względu na rosnącą popularność wysyłkową pojawia się problem odróżnienia próbek od pojedynczych lub małych zamówień. W celu uniknięcia zapłaty podatku VAT, próbki można odpowiednio oznaczyć, zniszczyć lub przedziurkować. Dodatkowo okazuje się, że odpowiednie oznaczenie próbek może zmniejszyć ryzyko wykorzystania ich w celach innych niż promocyjne. Jednak na tę chwilę przepisy nie określają jednoznacznie stosownego oznaczenia, ani też konieczności zamieszczenia go na produkcie. Dlatego też mogą to być nalepki czy nadruki na opakowaniu z informacją, iż towar jest próbką i nie jest przeznaczony do sprzedaży. Niestety nie jest to możliwe dla każdego typu towarów. Dodatkowym zabezpieczeniem może być zatem również zamieszczenie stosownego oświadczenia bądź umowy, w której jednoznacznie wskazano cel przekazania produktu.
Przekazanie w celach promocyjnych
Promocyjny charakter przekazywanych próbek służy zapoznaniu potencjalnego nabywcy z towarem. Tym samym próbka nie powinna zaspokajać potrzeb nabywcy. Jednak istnieją pewne wyjątki. Cel promocyjny dopuszcza przekazanie towaru, który odpowiada produktowi końcowemu. Jest to akceptowalne w sytuacjach, gdy jest to niezbędne do zapoznania się z produktem. Dodatkowo próbki nie trzeba przekazywać bezpośrednio potencjalnemu nabywcy. Może to być również podmiot, który jest w stanie ocenić produkt i zachęcić ostatecznych nabywców (np. przekazanie płyt osobom zatrudnionym w rozgłośniach radiowych czy próbek dla czasopism branżowych).
Kto ponosi koszty transportu sampli?
Częstą praktyką w przypadku sampli handlowych z Chin jest zaoferowanie przez eksportera darmowej próbki, pod warunkiem pokrycia przez zamawiającego kosztów wysyłki. Przy czym można liczyć na zwrot tych kosztów jeśli wysłanie próbki doprowadzi do pierwszego dużego zamówienia. Zdarza się, że przy zamawianiu próbek z Chin producent mówi, że transport jest darmowy. Nie zawsze jednak jest to prawdą, ponieważ każda wysyłka CIF (nawet darmowa) będzie wiązała się z poniesieniem kosztów na miejscu. W praktyce wszystko zależy od polityki dostawcy oraz od naszych umiejętności skutecznego negocjowania. Na większe upusty możemy liczyć w sytuacjach, gdy mieliśmy już okazję współpracować z daną chińską firmą lub prosimy o próbki przy okazji zamawiania innego towaru.
