Standardy międzynarodowej oceny jakości, takie jak ISO 9001, są bardzo użyteczne w kontaktach z chińskimi firmami. Stanowią dowód na to, że stosujące je przedsiębiorstwo podchodzi z zaangażowaniem do swoich zadań i stosuje dobre praktyki w zarządzaniu. Należy jednak mieć się na baczności, bo certyfikat ten nie zawsze uzyskiwany jest zgodnie z procedurami.
Certyfikat ISO 9001
Certyfikat ISO 9001 odnosi się do systemu zarządzania jakością (quality management system, QMS). Standard ten został opracowany przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną ISO (International Organization for Standarization). Stosuje się go w 180 krajach na świecie.
Pierwsza edycja została wydana w 1987 roku. Obecna norma została opublikowana i wprowadzona w życie w 2015 roku pod kodem ISO 9001:2015. Tym samym, certyfikaty ISO 9001:2008 i starsze nie są uznawane za ważne.
Standard ten ma charakter uniwersalny, co oznacza, że może być wdrożony w każdej firmie, niezależnie od jej profilu (tak więc developer oprogramowania, klub sportowy i fabryka butów – wszystkie mogą wdrożyć ISO 9001). W celu przyspieszenia procesu adaptacji, różne branże wprowadziły specyficzne wymagania dotyczące konkretnych dziedzin. Przykładowo, TickIT to zbiór zasad używanych w technologiach informacyjnych, a ISO/TS 16949:2015 używane jest w branży motoryzacyjnej.
Jakie są korzyści z uzyskania certyfikatu ISO 9001?
ISO 9001 to najbardziej rozpoznawalny standard tego rodzaju na świecie. Pozwala on przedsiębiorcom na:
- poprawienie wyników firmy;
- uzyskanie wyższej efektywności pracowników;
- poprawę wizerunku;
- wydajniejsze zarządzanie zasobami (materialnymi, czasem);
- zyskanie większego zaufania na rynku;
- zdobycie większej liczby klientów;
- zyskanie przewagi konkurencyjnej w kraju i za granicą.
Jak uzyskać certyfikat ISO 9001?
Uzyskanie certyfikatu wymaga wdrożenia dwóch rodzajów audytu. Audyty przeprowadza jednostka uprawniona do wydawania certyfikatów ISO oraz wyznaczone osoby wewnątrz przedsiębiorstwa. Audyt wewnętrzny kontroluje bieżącą działalność firmy. Proces przedstawia się następująco:
- Audyt w celu oceny gotowości do certyfikacji.
- Audyt w celu pełnej oceny systemu zarządzania.
- Wdrożenie działań uprawniających system zarządzania, jeśli nie spełnia on wymagań.
- Po uzyskaniu pozytywnej oceny, organizacja/przedsiębiorstwo otrzymuje certyfikat ISO 9001.
- Organizacja/przedsiębiorstwo utrzymują certyfikat, jeśli coroczne audyty nie wykażą niezgodności.
ISO 9001 wymaga, by prowadzono nadzór nad dokumentacją, budowano i wdrażano systemy zarządzania jakością, oraz by kontrolowano procesy i wyroby. Ważną rolę odgrywa więc przedstawiciel kierownictwa ds. systemu zarządzania, który ma za zadanie upewnić się, że wdrożony system jest utrzymywany i doskonalony.
Cena kosztu certyfikacji jest zależna od wielu czynników, jak zakres działalności czy ilość zatrudnionych osób. Pierwszym krokiem przedsiębiorstwa pragnącego uzyskać certyfikat ISO 9001 jest wysłanie zapytań ofertowych do jednostek certyfikujących.
Zastosowanie w Chinach
W Chinach zastosowanie ISO 9001 jest dość rozpowszechnione. Jest tam więcej certyfikowanych firm niż w jakimkolwiek innym kraju (obecnie Włochy są na drugimi miejscu, a Rosja na trzecim). Chińskie firmy uważają zdobycie certyfikatu za szansę na ekspansję na zagraniczne rynki i pozbycie się negatywnych stereotypów na swój temat, przypisujących im niską jakość produktów. Czy tym certyfikatom można jednak zaufać? Na świecie wydano ponad 1,14 milionów certyfikatów. W samych Chinach wydano ponad 340 tys. certyfikatów ISO 9001. Wiele z nich zostało przyznanych bez przeprowadzenia odpowiedniej procedury audytu.
Nierzadko instytucja dokonująca audytu po prostu zainkasowała pieniądze bez podejmowania jakichkolwiek kroków. Niekiedy firma ubiegająca się o certyfikat na czas audytu zakamuflowała najpoważniejsze naruszenia reguł, na co dobrze opłacona instytucja audytująca mogła po prostu patrzeć przez palce. Pojawia się jeszcze jeden ważny aspekt. Ze względu na to, że liczba certyfikatów wydanych na świecie ogólnie spada, a w Chinach nadal rośnie, ISO nie chce zbyt dokładnie badań procedur wydawania certyfikatów, by nie pogorszyć swoich statystyk.
Jak upewnić się, że certyfikat został wydany prawidłowo?
- Przede wszystkim trzeba sprawdzić, kto jest odpowiedzialny za dokonanie audytu. Jeżeli certyfikat został wydany przez wiarygodną firmę w rodzaju SGS, to nie należy spodziewać się problemów. Należy jednak ostrożnie podchodzić do instytucji o zagranicznie brzmiących nazwach, które wydają certyfikaty w Chinach – nierzadko działają tu w oparciu o swoje lokalne biuro, które może dopuszczać się nadużyć. Najlepiej, gdyby chińska jednostka certyfikująca była zatwierdzona przez CNAS (China National Accreditation Service).
- Przeanalizuj sam certyfikat. Nie ma żadnego z góry określonego szablonu dla certyfikatów ISO, ale dokument ten powinien zawierać
- datę wydania;
- okres ważności;
- datę wygaśnięcia;
- nazwę i adres firmy;
- zakres działalności przedsiębiorstwa;
- numer seryjny certyfikatu;
- logo, nazwę i numer instytucji, która certyfikat wydała.
- Warto zapamiętać, że certyfikat dotyczy poszczególnych fabryk/zakładów, a nie firmy jako całości, stąd trzeba sprawdzić zgodność adresu, bo może się okazać, że produkująca na nasze potrzeby fabryka wcale certyfikatu nie posiada. Certyfikat wydawany jest zazwyczaj po chińsku oraz po angielsku.
- Skontaktuj się z jednostką certyfikującą. Na certyfikacie znajduje się nazwa jednostki certyfikującej, można się z nią skontaktować bezpośrednio, by zweryfikować przedstawiony nam dokument, cała procedura może często zostać dokonana przez internet.
Wprowadzenie norm ISO 9001 świadczy o dążeniu firmy do ciągłej poprawy i doskonalenia, nie stanowi jednak gwarancji jej uczciwości. Przed złożeniem zamówienia warto zastosować dodatkowe środki bezpieczeństwa, na przykład poprzez przeprowadzenie weryfikacji kontrahenta.
