Jak przygotować się na targi w Chinach?

W relacjach handlowych z Chinami najlepsze efekty przynosi nawiązanie osobistych relacji z kontrahentem. Nic zatem dziwnego, że wyjazd na targi w Chinach to jedna z najlepszych metod znalezienia właściwego dostawcy bądź wyeksportowania własnych produktów. Targi to jednak poważne, wielkoskalowe przedsięwzięcie, do którego trzeba się dobrze przygotować.

Targi w Chinach przygotowania

1.    Od czego zacząć?

Oczywiście od wyboru imprezy targowej, na którą chcemy się wybrać. W Chinach corocznie odbywa się ich kilka tysięcy, różnią się nie tylko zakresem prezentowanych produktów, ale także skalą, stąd warto zawczasu sprawdzić relacje z poprzednich lat, listę wystawców i liczbę stoisk – by nie doznać rozczarowania po przyjeździe na miejsce. Wiele zależy od tego, jak bardzo sprecyzowane są nasze oczekiwania: przy braku jasno określonej koncepcji na import dobrym pomysłem jest odwiedzenie Targów Kantońskich, ktoś zainteresowany zachęceniem Chińczyków do inwestycji w Polsce powinien udać się na targi CIFIT. Warto dodać, że targi danej branży odbywają się zwykle w obszarze jej bazy produkcyjnej, co w przypadku kraju tak dużego jak Chiny ma istotne znaczenie.

2.    Uzyskanie wizy

W przypadku wyjazdu na targi uzyskanie wizy jest stosunkowo proste. Na targi można zgłosić się przez internet i otrzymać zaproszenie (drogą pocztową bądź przez e-mail). Zaproszenie, wraz z paszportem (koniecznie ważnym dłużej niż 6 miesięcy) i formularzem aplikacyjnym składa się w konsulacie bądź ambasadzie ChRL (Warszawa lub Gdańsk), czas realizacji to kilka dni roboczych, warto przy tym sprawdzić kalendarz chińskich świąt, w trakcie których ambasada nie pracuje. Zaproszenie uprawnia do uzyskania wizy M (dawniej F), przeznaczonej dla osób podróżujących do Chin w celach biznesowych.

Inną możliwością jest uzyskanie wizy turystycznej L, do której wystarczy ważny paszport i potwierdzenie rezerwacji biletu lotniczego lub hotelu w Chinach. Wiza L, choć przewidziana jest raczej dla turystów, jak najbardziej wystarcza komuś, kto wyłącznie odwiedza targi, nie można jednak się z nią na targach wystawiać.

Wizy można uzyskać za pomocą pośrednictwa wizowego, np. firmy e-wizy.pl.

3.    Organizacja wyjazdu

Dobra organizacja wyjazdu jest równie ważna jak poprzedzające go planowanie. Targi Kantońskie słyną na przykład z tego, że ceny hoteli drastycznie rosną na czas imprezy i nie jest łatwo znaleźć nocleg w interesujących nas lokalizacjach. W innych miastach mogą pojawić się inne problemy: nieoczekiwane remonty w centrum czy korki uliczne. Ważne jest zatem, by zarezerwować hotel w miejscu dobrze skomunikowanym z lotniskiem i nieodległym od hali targowej. Oficjalne hotele, rekomendowane przez organizatora targów, mogą być stosunkowo drogie – ale na ich korzyść przemawia to, że zazwyczaj organizują transport wahadłowy do centrum targowego.



Booking.com

Podczas targów warto zadbać o towarzystwo tłumacza (polsko-chińskiego). Owszem, Chińczycy znają niekiedy angielski, ale zazwyczaj w stopniu niewystarczającym do odbycia poważniejszych rozmów. Mogą też mieć swoich tłumaczy (angielsko-chińskich), ale w tej sytuacji są to osoby działające Obecność tłumacza pozwala nam także na zdobycie przewagi w negocjacjach, bo niekiedy jest on w stanie zrozumieć, o czym przedstawiciele chińskiej firmy mówią między sobą.

Obowiązki wystawcy są o wiele bardziej złożone. Jeżeli nie mamy doświadczenia w wystawianiu się na targach zagranicznych, najlepiej zdać się na pomoc fachowych instytucji. Można też rozważyć dzielenie stoiska z inną firmą, co pozwoli zaoszczędzić na kosztach. Nie ma sensu przygotowywać zbyt dużej liczby papierowych katalogów – papier waży sporo, odwiedzający mogą wcale nie chcieć ich zabierać, w rezultacie zostaniemy ze stertą makulatury. Targowe działania promocyjne można jak najbardziej oprzeć na mediach społecznościowych – z zastrzeżeniem, że mamy zapomnieć o niedziałających w Chinach Facebooku i Twitterze i wstawić w ich miejsce WeChat oraz Weibo.

4.    Pobyt na targach

Najlepiej pojawić się na targach jak najwcześniej. W Chinach początek imprezy ma zwykle miejsce około godziny 8, między 12 a 13 ma miejsce przerwa na lunch, w trakcie której zazwyczaj nic się nie da załatwić, bo wszyscy jedzą posiłek, targi kończą się zaś około 16. Pozostały czas warto wykorzystać na dalsze kontakty z nowo poznanymi przedsiębiorcami. Targi branżowe trwają zazwyczaj 3 dni, z czego najistotniejsze są dwa pierwsze. Trzeci można zaplanować inaczej – np. na ponowne spotkania z firmami, z którymi chcielibyśmy współpracować.

W różnobarwnym tłumie zwiedzających i pośród tysięcy interesujących produktów łatwo zapomnieć o priorytetach. Trzeba jednak nie ulegać „targowej gorączce” i konsekwetnie realizować cele założone na dany dzień.

Drobiazgiem, o którym często się zapomina, są wizytówki – nasze muszą być dwustronne, z nazwiskiem i nazwą stanowiska po polsku/angielsku po jednej stronie, a po chińsku na drugiej. Warto pamiętać, że według chińskiej etykiety wizytówki wręcza się oburącz.

5.    Dalsze kontakty z firmami, środki ostrożności

Nawiązane na targach relacje mogą zaprocentować, z drugiej jednak strony przy braku ostrożności możemy także paść ofiarą oszustwa. Najpowszechniejszym nieporozumieniem jest nawiązanie kontaktu z firmą handlową, a nie producentem; bądź też z firmą podszywającą się pod prawdziwego producenta. Fakt, że ktoś wystawia się na targach, nic jeszcze nie oznacza. Dlatego w toku negocjacji z firmą warto poprosić ją przedstawienie podstawowych dokumentów: czyli choćby pozwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej. Firmę taką można potem sprawdzić za pomocą profesjonalnych narzędzi.

Kontakt z chińskimi firmami po powrocie z targów odbywa się zazwyczaj drogą mailową. Tu warto wziąć pod uwagę fakt, że maile z Europy czasami do Chin po prostu nie dochodzą i dlatego należy zadbać o to, by mieć także numer telefonu naszego potencjalnego kontrahenta, ewentualnie jego login do skype czy innego komunikatora.



Booking.com

6.    Wyjazd do fabryki

Może się zdarzyć, że jeszcze w trakcie targów zostanie nam przedstawiona interesująca oferta i będziemy mieli możliwość odwiedzenia fabryki. Jeśli strona chińska zapewnia nam transport, oznacza to, że jesteśmy traktowani poważnie. W innej sytuacji bowiem jesteśmy zdani na siebie: praktycznie jedyną sensowną opcją jest wynajęcie samochodu z kierowcą. W oszacowaniu kosztów transportu pomocna powinna być informacja, że paliwo w Chinach jest 20%-30% tańsze niż w Polsce.

Na miejscu w fabryce warto zwrócić uwagę na to, czy jej adres zgadza się z adresem przedstawionym w dokumentach, oraz czy firma rzeczywiście posiada wszystko to, co pokazuje. W samej fabryce warto zwrócić uwagę na stan techniczny maszyn, przejrzystość procesu technologicznego, obecność systemu kontroli jakości, wykorzystanie nowoczesnych procedur w zarządzaniu (checklisty), szybkość produkcji, a także samopoczucie i warunki pracy robotników. Pytać można o wiele rzeczy – Chińczycy wiedzą, że dociekliwy kontrahent to kontrahent trudny do oszukania.

Zdarza się oczywiście, że strona chińska chce nas zawieźć do tzw. showroomu, czyli sali z ekspozycją produktów. Zawsze jednak należy nalegać na przyjazd bezpośrednio do fabryki.

7.    Podpisanie umowy

Etapem finalnym we współpracy z chińską firmą jest podpisanie umowy. Prawda o relacjach z Chińczykami jest taka, że najlepiej zapobiegać problemom, zanim się jeszcze pojawią. Umowa musi być sporządzona w języku chińskim, by mieć ważność na terenie Chin, powinna także zawierać parę istotnych klauzul: m.in. o zakazie zlecania produkcji podwykonawcom czy o powierzeniu rozstrzygania ewentualnych sporów konkretnemu sądowi arbitrażowemu. W tworzeniu takiej umowy warto poprosić o radę chińskie kancelarie prawne. Warto dobrze przygotować kontrakt, bo wejście w spór prawny z chińską firmą powinno być uważane za ostateczność, z uwagi na czas trwania procedur, ich koszty i niepewne rezultaty.

Podsumowanie

Niezależnie od przyjętych celów, do wyjazdu na targi w Chinach trzeba się dobrze przygotować, co nie oznacza jednak, że wyjazd taki leży poza naszymi możliwościami: z roku na rok polepsza się oferta połączeń lotnicznych pomiędzy Polską i Chinami, transport w obrębie Chin już teraz jest bardzo wygodny i szybki (loty krajowe, szybkie pociągi), poziom profesjonalizmu chińskich organizatorów wystaw targowych także rośnie. Jeżeli jedziemy na targi po raz pierwszy, to nie należy przyjmować założenia, że natychmiast uda nam się zrobić znakomity interes, trzeba je potraktować raczej jako okazję do zbudowania sieci kontaktów, które mogą się przydać w późniejszym czasie.